AI do analizy wielkoskalowych zbiorów umów

O firmie

Klient to organizacja przetwarzająca ogromne wolumeny dokumentacji kontraktowej – umowy handlowe, przetargowe i ramowe, gromadzone przez lata w rozproszonych archiwach i systemach. Charakter działalności (m.in. zamówienia publiczne i obsługa wielu kontrahentów jednocześnie) sprawia, że skuteczne zarządzanie tą dokumentacją wymaga narzędzi wykraczających poza możliwości ręcznego przeglądu.

Wyzwanie

Zespoły prawne i administracyjne musiały ręcznie przeszukiwać tysiące umów w poszukiwaniu konkretnych zapisów – terminów, klauzul, warunków rozwiązania czy stawek. Każde takie zapytanie („w których umowach mamy zapis X?”, „jakie mamy zobowiązania wobec kontrahenta Y?”) wymagało godzin pracy, a przy większej skali – było praktycznie niewykonalne w rozsądnym czasie.

Brak jednolitej struktury dokumentów (różne formaty, szablony, języki) dodatkowo utrudniał automatyzację, a ryzyko przeoczenia istotnej klauzuli rosło wraz z liczbą przetwarzanych umów.

Rozwiązanie

• Budowa systemu AI analizującego treść umów i automatycznie wyszukującego konkretne informacje wskazane przez użytkownika, niezależnie od formatu źródłowego dokumentu.
• Automatyczny podział dokumentów na paragrafy i sekcje, co pozwala precyzyjnie wskazywać, w którym miejscu umowy znajduje się dana informacja.
• Architektura zaprojektowana pod kątem skalowalności – docelowo obsługa zbiorów rzędu 1 000 000 umów.
• Możliwość generowania i strukturyzowania danych wyciągniętych z dokumentów do dalszej analizy lub raportowania.
• Elastyczna konfiguracja pozwalająca dostosować system do specyfiki różnych branż i typów dokumentacji.

Wyniki i efekty

• Zakończono fazę koncepcyjną i rozpoczęto budowę pierwszej wersji systemu na rzeczywistych próbkach dokumentów.
• Wstępne testy potwierdziły skuteczność automatycznego wyodrębniania kluczowych zapisów z umów o różnych formatach i szablonach.
• Trwają prace nad rozszerzeniem systemu pod kątem wydajności na dużych zbiorach danych oraz dostosowaniem do wymagań sektora publicznego.
• Projekt otwiera perspektywę zastosowania rozwiązania również w innych organizacjach zarządzających dużą liczbą dokumentów – od dużych przedsiębiorstw po instytucje realizujące zamówienia publiczne.